بر اساس نوع آموزش و پایه تحصیلی و سال فارغ‌التحصیلی می‌توان تشخیص داد . برای راهنمایی کامل به راهنمای سامانه مراجعه کنید

هر مدرکی را که دانشگاه یا سازمان استعلام گیرنده از شما خواسته است ثبت کنید. در مورد دانشگاه‌ها برای فارغ‌التحصیلان نظام سالی واحدی و ترمی واحدی هر دو مدرک دیپلم و پیش‌دانشگاهی را لازم دارند بنا براین برای هرکدام باید درخواست استعلام جداگانه درج کنید.

هرکدام که بر اساس آن در دانشگاه یا سازمان استعلام گیرنده ثبت‌نام کرده یا به ایشان ارائه کرده‌اید.

مشخصات خود را بر اساس اطلاعات موجود در گواهینامه فارغ‌التحصیلی خود درج نمایید. و در هنگام ارائه مدارک به سازمان و یا دانشگاه استعلام گیرنده صفحه آخر شناسنامه که نام خانوادگی قبلی شما درج‌شده را هم ارائه کنید.

با توجه به اینکه گواهی تأییدیه تحصیلی به‌منزله نامه‌ای است که از منطقه صادرکننده دیپلم به سازمان استعلام گیرنده ارائه می‌شود باید عنوان گیرنده این گواهی مشخص باشد. مثال ( دانشگاه تهران ، دانشکده اقتصاد دانشگاه تهران ، معاونت نیروی انسانی وزارت . .)

احتمالاً نظام آموزشی خود را درست انتخاب نکرده‌اید ، لیست رشته‌ها متناسب با نظام آموزشی ظاهر می‌شود. با دقت راهنمای سامانه را مطالعه کنید و نظام آموزشی خود را به‌درستی انتخاب کنید. حتماً رشته تحصیلی خود را خواهید یافت. ضمناً توجه فرمایید مدارک در سطح دیپلم و پیش‌دانشگاهی رسمی آموزش‌وپرورش است.